Mazāk pārrakstīt. Vairāk paveikt.

Kādus darbus var automatizēt?

IKSUM veido automatizācijas un savienojumus starp uzņēmuma sistēmām. Labs sākums ir darbs, kas atkārtojas un kam var skaidri aprakstīt ievadi, noteikumus un rezultātu.

• Pieteikuma nodošana no mājaslapas uz CRM.
• Atgādinājumi par termiņu vai nākamo darbību.
• Statusa maiņas paziņojumi klientam vai darbiniekam.
• Datu apkopošana regulārai atskaitei.
• Dokumenta sagatavošana no jau ievadītas informācijas.

Iespējas ir atkarīgas no izmantoto sistēmu pieejām un atļaujām. Integrāciju nevar apsolīt, pirms ir pārbaudīts konkrētais pakalpojums un vajadzīgie dati.

Piemērs: no pieteikuma līdz darba uzdevumam

Klients aizpilda pieteikumu mājaslapā. Sistēma pārbauda obligātos laukus, izveido ierakstu CRM un nodod atbildīgajam darbiniekam uzdevumu. Ja kāds posms neizdodas, ir redzama kļūda un iespēja darbību atkārtot.

Tas ir iespējamās darbplūsmas piemērs, nevis solījums par konkrēta klienta sasniegtajiem rezultātiem. Pirms ieviešanas jāsaprot arī izņēmumi: atkārtots pieteikums, kļūdaina adrese vai īslaicīgi nepieejama sistēma.

Automatizācijai jābūt kontrolējamai

Ar darbības palaišanu vien nepietiek. Jāparedz, kur redzēt kļūdas, kurš tās saņem un vai atkārtošana neradīs divus rēķinus vai dubultu ziņu. Svarīgām darbībām var būt vajadzīgs cilvēka apstiprinājums.

AI var palīdzēt, piemēram, klasificēt tekstu vai sagatavot melnrakstu. Tā izmantošanu izvērtē pēc datu jutīguma un kļūdas sekām; personu dati netiek automātiski nodoti ārējam AI pakalpojumam tikai tāpēc, ka process tiek automatizēts.

Kā izvēlēties pirmo automatizāciju?

Pierakstiet, cik bieži uzdevums atkārtojas, cik minūtes tas aizņem un kur rodas kļūdas. Salīdziniet pašreizējo darbu ar izstrādes, ārējo pakalpojumu un uzturēšanas izmaksām.

Pirmo rezultātu vērtē pēc reāliem mērījumiem: ietaupīta laika, izņēmumu skaita un datu precizitātes. Ja noteikumi pastāvīgi mainās vai ievade ir ļoti nekārtīga, vispirms noder procesa sakārtošana.

Ko sagatavot sarunai?

Izmantoto sistēmu nosaukumus, vienu tipisku darbības piemēru un vēlamo rezultātu. Pirmajam aprakstam nav vajadzīgas paroles vai klientu personas dati — pietiek ar anonimizētu piemēru.

Ja esošajās sistēmās trūkst vajadzīgās darba vides, apskatiet biznesa lietotņu un CRM izstrādi. Ja process sākas ar klienta pieteikumu internetā, noder arī mājaslapas izstrāde.